Sezione 2
Lo studio di consulenza
In quali giorni e orari lo studio risponde al telefono? * Es. “lun-ven 9–13 e 15–18, sabato chiuso”.
Campo obbligatorio
In quali giorni e fasce orarie si possono fissare gli incontri conoscitivi, e quanto durano? * Es. “martedì e giovedì 15–18, 45 minuti, in studio o in videochiamata”.
Campo obbligatorio
Quali sono le 5–10 domande che fa più spesso chi chiama lo studio, e cosa rispondereste? * Formato “D: … / R: …”. Più ne mettete, più l’assistente risponde come una persona dello studio.
Campo obbligatorio
Sulla consulenza, cosa l’assistente non deve mai dire o promettere? * Rendimenti, cifre, pareri su singoli prodotti, tempi certi… Se non c’è nulla, scrivete “nessun vincolo”.
Campo obbligatorio
Sezione 3
Il co-working
Come si chiama il co-working? * Il nome esatto con cui l’assistente deve presentarlo al telefono.
Campo obbligatorio
Qual è l’indirizzo? * Via, numero civico, città. Indicate anche parcheggio o come si arriva, se è una domanda che vi fanno spesso.
Campo obbligatorio
Il co-working ha un sito o dei profili social?Indicate i link. Se non c’è nulla, lasciate vuoto.
Quali sono gli orari di apertura e come si accede? * Es. “lun-ven 8–20 con reception, accesso 24/7 con badge per gli abbonati mensili”.
Campo obbligatorio
Qual è il listino prezzi? * Scrivetelo qui oppure indicate dove lo troviamo (link, nome del file, chi ce lo può passare). Se i prezzi non si dicono al telefono, scrivetelo esplicitamente.
Campo obbligatorio
Chi risponde oggi alle richieste del co-working? * Nome, ruolo, telefono o email, e in quali orari è raggiungibile.
Campo obbligatorio
Cosa deve fare l’assistente quando la chiamata riguarda il co-working? *
Dare informazioni e fissare una visita dello spazio Prenotare direttamente postazioni e sale riunioni Raccogliere la richiesta e passarla a una persona Solo informazioni, nessuna prenotazione Selezionate un'opzione
Per le visite dello spazio: su quale calendario le fissiamo, quanto durano e con chi? *
Campo obbligatorio
Quali sono le 5–10 richieste più frequenti di chi contatta il co-working, e cosa rispondereste? * Formato “D: … / R: …”. Es. disponibilità, prezzi, wi-fi, parcheggio, prova gratuita.
Campo obbligatorio
Quali regole e vincoli deve conoscere l’assistente? * Deposito o caparra, preavviso di disdetta, capienza delle sale, cosa è incluso nel prezzo (wi-fi, caffè, stampe), animali, ospiti esterni.
Campo obbligatorio
A chi va passata la chiamata quando riguarda il co-working, e in quali casi? * Nome, numero e i casi in cui è giusto passare (es. trattativa su un ufficio privato, reclamo, richiesta per un evento).
Campo obbligatorio
Sul co-working, cosa l’assistente non deve mai dire o promettere? * Sconti, disponibilità non confermate, date di apertura di nuovi spazi… Se non c’è nulla, scrivete “nessun vincolo”.
Campo obbligatorio
Sezione 5
Chatbot WhatsApp
Avete già dei template WhatsApp approvati da Meta? * Servono per scrivere per primi a un contatto. Se non ci sono, li prepariamo noi: l’approvazione richiede 1–3 giorni.
Sì, ne abbiamo già di approvati No, li creiamo insieme Non lo so Selezionate un'opzione
Chi risponde oggi ai messaggi WhatsApp? * Nome e ruolo di chi legge e risponde, per entrambe le attività.
Campo obbligatorio
Quanti messaggi arrivano in media al giorno? *
Meno di 10 Tra 10 e 30 Tra 30 e 100 Oltre 100 Selezionate un'opzione
Quando deve essere attivo il chatbot? *
Sempre, 24 ore su 24 Solo fuori dall’orario di apertura Sempre, ma con un messaggio diverso fuori orario Selezionate un'opzione
Quali sono gli orari di apertura da cui il chatbot deve distinguere il “fuori orario”? * Indicateli per entrambe le attività se sono diversi.
Campo obbligatorio
Quando il chatbot deve passare la conversazione a una persona, e a chi? * Indicatelo separatamente per la consulenza e per il co-working: i casi e il nome più il canale della persona.
Campo obbligatorio
Che tono devono avere le conversazioni, al telefono e in chat? *
Formale e professionale, dando del lei Professionale ma caldo, dando del lei Amichevole e informale, dando del tu Selezionate un'opzione
Dove sono oggi le informazioni a cui l’assistente deve attingere? * Documenti, pagine del sito, listini, regolamento del co-working, presentazioni: indicate dove stanno (link o nome del file) e chi ce li può passare.
Campo obbligatorio
Sezione 6
Notifiche e chiusura
Chi riceve gli appuntamenti e le richieste della consulenza? * Nome e cognome più numero WhatsApp o email. Se sono più persone, indicatele tutte.
Campo obbligatorio
Chi riceve le richieste e le prenotazioni del co-working? * Nome e cognome più numero WhatsApp o email. Se è la stessa persona della consulenza, scrivete “la stessa”.
Campo obbligatorio
Come volete essere avvisati? *
Messaggio WhatsApp a ogni richiesta Email a ogni richiesta Notifica dentro il CRM Un riepilogo giornaliero, non una notifica per richiesta Nessuna notifica, guardiamo direttamente il CRM Selezionate almeno un'opzione
C’è altro che dobbiamo sapere prima di partire?
Documentazione da inviare
Per costruire l’assistente telefonico e il chatbot è necessario che ci facciate avere:
le FAQ e i documenti che usate per rispondere a chi vi contatta;
il listino del co-working, anche se indicativo;
il regolamento interno o le condizioni d’uso degli spazi;
foto o planimetria degli spazi, se utili a descriverli al telefono;
registrazioni o trascrizioni di qualche chiamata tipica, se le avete.
Va bene anche materiale disordinato: screenshot, PDF, audio, appunti. Consegnate tutto al vostro referente Infrastrutture AI.
Infrastrutture AI